個人情報保護に関するアース産業医事務所の基本方針
アース産業医事務所（以下、「当社」といいます）は、個人情報保護の重要性を認識し、業務で取扱う個人情報（特定個人情報を含む）を適切に保護するため、次の通り個人情報保護方針（以下「本方針」といいます）を定めます。当社は、役員、従業員、業務委託者（以下「従業員等」といいます）など､当社の業務に関連する全ての人に対して、本方針の周知徹底を図り、個人情報の保護に努めます。当社では、上記の認識のもと、JIS Q 15001 (個人情報保護マネジメントシステム要求事項)を参照し、個人情報を保護するための社内体制の整備、ルールの運用、継続的な改善につとめます。合わせて、当社は、個人情報の取扱いに関する全ての法令、その他規範を遵守します。
個人情報取得の目的
当社は､以下利用目的を達成するために必要な範囲内で個人情報を取得し､それ以外の目的では利用しません。
- 産業医業務遂行のため
（１）労働安全衛生規則第１４条及び第１５条に定める事項
（２）労働安全衛生規則第６１条第２項に定める事項
（３）その他安全衛生法にもとづく諸規則に定める労働者の健康診断、その他健康管理
及び健康指導に関する事項
（４）その他労働者の健康の保持促進に関する事項
（５）前各号に付随する事項 - ＥＡＰ（従業員援助プログラム）業務遂行のため
（１） ご契約企業及び団体との業務を遂行するため
（２） ご契約企業及び団体に所属する従業員のカウンセリングを遂行するため - 健康経営コンサルティングサービス業務遂行のため
- お問い合わせ対応や必要事項の連絡を行うため
- お客様アンケート、顧客動向調査、または、新サービス開発等の調査分析のため
- 従業員等の業務遂行および応募者等の採用活動のため
（１）履歴書・職務経歴書・その他経歴書による採否の判定
（２）採否通知、ハローワークなど紹介機関への採否通知、社内諸手続き
（３）社内管理上の応募者管理台帳作成、配属検討、本人の健康に関する情報、資格管理
（４）営業業務に伴う人員配置の能力判定、力量管理、内部連絡
（５）営業業務に伴う顧客および見込み客への提案、入管証作成、事務手続き
（６）交通費・出張費・日当の振込手続き
（７）安全衛生に関する業務（本人の疾病・負傷に関する業務上の手続きに必要な医師の診断書、又は、法令に基づいて事業者が行う健康診断による診断結果などの収集等） - その他各種業務の実施のため
取得する個人情報
当社は、利用目的を達成するために次の個人情報を取得することがあります。
- ログインに関する情報
・ID、アカウントおよびパスワード
・氏名およびメールアドレス - 当社が提供するサービスの利用等に関する情報
- 従業員等採用および業務遂行に関する情報
・氏名、住所、生年月日、家族構成、健康状態
・履歴書、職務経歴書
・学校名、大学名、職歴および業務内容、資格名
・大学卒業証明書、資格証明書
・メールアドレス、SNSアカウント、その他Webサービス上のアカウント情報 - Cookie等を利用して取得する情報
・IPアドレス
・ログイン情報
取得の方法
当社は、面談、電話、契約書類、各種文書、アンケート、名刺、電子メール、インターネット等を介し、個人情報を取得します。
同意と撤回
当社における個人情報の取得、利用は、原則、本人の同意に基づくものです。また、いつでも、所定の手続きにより、この同意を撤回できます。ただし、ご提供いただく個人情報は、当社事業を運営する上で必要なものであり、ご提供いただけない場合には、当社サービスをご利用いただけない場合があります。
個人情報の保持と削除
当社は、本人との関係性が続く期間および管理に必要な期間は、必要に応じ個人情報を保持します。本人は、当社に対しご自身の個人情報の削除をいつでも請求できます。また、当社では、保持した個人情報が利用目的に照らして必要でなくなった場合、個人情報保護責任者の管理のもとに削除します。
個人情報の安全管理措置
当社は、個人情報保護責任者を任命し、個人情報の適切な取扱いに関する体制、社内規程を定め、これを遵守します。また、当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の事故を防止するために適切な安全管理措置を講じ、従業者等および応募者等、外部委託先に対し、必要な監督を行います。個人情報保護の安全性を損なうような事故が発生した場合は、被害の拡大防止に努め、速やかに是正処置を実施します。また、本方針の遵守状況の監査を実施し、その結果を踏まえて、管理体制や安全管理措置の継続的な改善に努めます。
個人情報の共同利用
当社では、業務遂行および利用目的の達成のため、当社グループ会社内において、お客様の個人情報を共有する場合があります。
個人情報の第三者提供
当社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。
- ご本人の同意がある場合。
- 法令の規定に基づく場合。
- 業務遂行および利用目的達成に必要な範囲で、業務の一部を外部に委託する場合。
個人情報の域外、海外への移転または共有
当社は、海外転勤などにおける業務遂行のため、ご本人の個人情報を海外へ移転または共有することがあります。この場合、ご本人が在住する国と同等の個人情報保護法制でない国の可能性もありますが、該当国の適用法令に従い、ご本人の個人情報保護のために必要な適切な措置を講じます。
また、欧州経済領域(EEA)からの日本への個人情報移転については、日本は欧州委員会からGDPR第45条に基づく十分性認定を受けており、合わせて、当社内部ではJIS Q15001に基づく適切なレベルで、個人情報を取扱います。
個人情報の取得制限
当社では、未成年者からの直接的な個人情報の取得は本人の同意のある場合を除いて、原則行いません。また、ご本人のセンシティブ情報(思想、信条等)についても、GDPR等に定める場合を除き、原則取得しません。
個人情報に関するご本人の権利
ご本人は、当社に対して、次の権利を有しています。
- 個人情報へのアクセスの権利
ご本人の個人情報が利用されているか否かを確認し、利用されている場合には、その個人情報及びそれに付随する 情報にアクセスする権利 - 個人情報の訂正の権利
ご本人の不正確な個人情報を訂正させる権利 - 個人情報の消去の権利
一定の場合にご本人の個人情報を消去させる権利 - 個人情報の利用制限の権利
一定の場合にご本人の個人情報の利用を制限させる権利 - 個人情報の利用への異議申立ての権利
当社又は第三者によって求められる正当な利益を根拠とするご本人の個人情報の利用に異議を申し立てる権利
個人情報の開示、訂正等のご請求（権利の行使）
当社は、個人情報について開示、訂正、利用停止等のご依頼があった場合は、請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで、業務の適正な実施に著しい支障をきたすなどの特別な理由のない限り、速やかに対応します。
個人情報に関するお問い合わせ窓口
管理本部：東京都港区赤坂２－１６－６
管理責任者：代表取締役COO 中野あゆみ
連絡先：TEL：03-6435-8268。もしくはお問合せフォームをご利用ください。
本方針の公開と改訂
当社は、本方針をホームページに掲載し公開します。また、関連法令等の改正及び個人情報に関する社会的ニーズに対応するため、本方針を改訂することがあります。その場合、当社は本方針を当社ホームページにて公開します。
2020年4月1日制定